Многозадачность — бич современного бизнеса. И хотя статей о ее вреде написано немало, факт остается фактом: работодатели требуют от сотрудников способности выполнять несколько задач одновременно. В статье рассказываю, как инструменты ТРИЗ помогают повысить скорость принятия решений и эффективнее управлять процессом в режиме многозадачности.
И кому, интересно, это надо?
У меня часто бывают задачи, которые нужно решать в сжатые сроки. В такой момент в голове возникает одно-два решения, а через какое-то время, уже после, приходят другие решения, которые бывают лучше. Хотелось бы, чтоб интересные, выгодные решения приходили в моменте.
Я работаю в условиях многозадачности. Она требует сосредоточенности, быстрого переключения между задачами и быстрых точечных решений. Иногда я долго ищу информацию, нужную для принятия решений. А иногда, наоборот, провожу неглубокий, поверхностный анализ. Это часто приводит к затягиванию процесса или неверным решениям. Хочу принимать верные решения быстро.
Часто нет времени на размышления: нужно скорее найти решение и двигаться дальше.
У меня есть страх ошибиться, поэтому задача часто превращается в проблему. Возможно, это происходит из-за неправильной постановки задачи: не могу сформулировать, что конкретно не нравится, т.к. сама не знаю, как должно быть. Еще у меня есть сложность в определении дедлайна и этапов выполнения задачи. Хочу повысить эффективность в решении задач, научиться быстро определять этапы и побочные проблемы, которые могут возникнуть во время реализации.
Узнали себя? Тогда эта статья — для вас
А в чем, собственно, проблема?
Наш мозг неспособен выполнять несколько задач одновременно. А если быть точнее, то несколько сложных задач одновременно. То есть мы можем, к примеру, мыть посуду и строить планы на день, но вот строить планы на день и думать над стратегиями продвижения― нет.
На самом деле под работой в режиме многозадачности понимается способность к быстрому переключению между задачами. Не знаю, как у вас, но у меня такое издевательство над мозгом всегда вызывало прямо-таки физическую реакцию: «не хочу и не могу». Потому что человеческий мозг запрограммирован выполнять задачи последовательно: одна за другой. Переключаясь, ему нужно завершить один мыслительный процесс и начать другой. И на это требуется время. Когда мы постоянно в сверхскоростном режиме перескакиваем с одной задачи на другую, мозг устает. Когнитивные способности снижаются, что и приводит к ошибкам.
«Как же быть?» — спросите вы. ― «Начальнику ведь так не скажешь». Да, начальнику не скажешь. Значит, нужно научиться снижать нагрузку на мозг во время переключения. Т.е. сделать процесс автоматическим. Помните, я рассказывала, что за решение сложных задач отвечает Система 2? Она умная, но ленивая и энергозатратная. Думаю, именно она сопротивляется переключению, потому как всякий раз «думает», что ей нужно снова решать новую задачу. Она не знает, с какой стороны подступиться, вот и сопротивляется. А что, если сразу дать ей алгоритм – дорожную карту, – пройдя по которому «умная система» найдет решение? И ходить по нему всякий раз, как только возникнет задача.
Думаете невозможно? Но весь ТРИЗ построен как раз на алгоритме, т.е. последовательном прохождении определенных этапов мыслительного процесса. Сталкиваясь с задачей, ТРИЗ-овец автоматически проходит один, два, три, а то и все этапы последовательности:
На самом деле под работой в режиме многозадачности понимается способность к быстрому переключению между задачами. Не знаю, как у вас, но у меня такое издевательство над мозгом всегда вызывало прямо-таки физическую реакцию: «не хочу и не могу». Потому что человеческий мозг запрограммирован выполнять задачи последовательно: одна за другой. Переключаясь, ему нужно завершить один мыслительный процесс и начать другой. И на это требуется время. Когда мы постоянно в сверхскоростном режиме перескакиваем с одной задачи на другую, мозг устает. Когнитивные способности снижаются, что и приводит к ошибкам.
«Как же быть?» — спросите вы. ― «Начальнику ведь так не скажешь». Да, начальнику не скажешь. Значит, нужно научиться снижать нагрузку на мозг во время переключения. Т.е. сделать процесс автоматическим. Помните, я рассказывала, что за решение сложных задач отвечает Система 2? Она умная, но ленивая и энергозатратная. Думаю, именно она сопротивляется переключению, потому как всякий раз «думает», что ей нужно снова решать новую задачу. Она не знает, с какой стороны подступиться, вот и сопротивляется. А что, если сразу дать ей алгоритм – дорожную карту, – пройдя по которому «умная система» найдет решение? И ходить по нему всякий раз, как только возникнет задача.
Думаете невозможно? Но весь ТРИЗ построен как раз на алгоритме, т.е. последовательном прохождении определенных этапов мыслительного процесса. Сталкиваясь с задачей, ТРИЗ-овец автоматически проходит один, два, три, а то и все этапы последовательности:
- Сформулировать задачу
- Представить себе идеальный конечный результат
- Определить, что мешает достижению результата
- Определить, почему мешает
- Определить, при каких условиях не мешало бы.
Для каждого из этих этапов есть инструменты. Сейчас нас интересуют те, которые помогают быстрее принимать решения в относительно простых ситуациях, не содержащих противоречия. Поговорим о них.
Ну ладно. С чего начнем?
Успех решения задачи во многом зависит от правильной формулировки. Люди, не натренированные на решение задач, часто этот этап просто пропускают. Или формулируют задачу в обобщенном виде. Например, вот так.
Изображение от freepik
Директор крупной успешной фирмы рассказал о своем благотворительном фонде в интервью городской газете. В результате в фонд бурным потоком потекли просители – от матерей безнадежно больных детей до любителей экзотических исследовательских путешествий. Никаких средств для выполнения всех просьб не хватит – и вот на одну удовлетворенную заявку приходится более десяти неудовлетворенных. Фирма стала получать «отрицательный PR» от обиженных просителей. Необходимо срочное решение, чтобы потушить «PR-пожар».
Ясно, что фонд не может так работать – у него должна быть специализация, правила подачи заявок, регламент работы и т.п. Организаторы этого не знали, обожглись – и получили вместо пользы вред. Задача срочная, ее нужно решать не долгими консультациями и неторопливым перепрофилирование фонда, а быстро. Кругом шумят волны негатива. Проплачивать СМИ, чтобы они не распространяли огонь – не вариант. Что делать?
В конце формулировки стоит вопрос: «что делать?». Но проблема в том, что этот вопрос очень общий. Услышав его, мозг теряется в догадках: не понимает, что от него хотят. Ну посудите сами, ответом на подобный вопрос может быть много вариантов:
- Закрывать фонд.
- Прогонять просителей.
- Терпеть негатив и продолжать работать…
И ни один не приближает к решению реальной проблемы. Поэтому в ТРИЗ сформулированная задача обязательно содержит «нежелательный эффект», т.е. конкретное обстоятельство, которое нужно устранить. И задача обретает более конкретный вид: «Как сделать так, чтобы… (устранить нежелательный эффект)?». В данном случае задача будет звучать так: «Как сделать так, чтобы поток просителей в фонд сократился?». Ведь фонд не хочет отказывать в помощи людям – он хочет среди общего потока просителей выявить тех, кому реально нужна помощь, и помогать только им. После такой формулировки мозг понимает, что от него хотят, и включается в процесс генерации идей. Например, таких:
- Установить лимит заявок на месяц.
- Обозначить круг проблем, с решением которых фонд готов помочь и т.д.
Дальше можно накидать несколько идей — какие-то из них будут более удачными, какие-то менее ― и выбрать те, которые нам подходят. Но в ТРИЗ идут другим путем. Чтобы не затрачиваться на этапе генерации на пустые, малоэффективные идеи, ТРИЗ-овцы сразу после постановки задачи формулируют ИКР – идеальный конечный результат.
Это что еще за «зверь»?
Идеальный конечный результат (ИКР) — это инструмент, позволяющий уже на этапе формулировки задачи направить мысли в то русло, где шансов найти удачное, эффективное решение больше.
В ТРИЗ решение считается идеальным, если затраты на его реализацию равны нулю. Чтобы найти такое решение, нужно сформулировать задачу примерно так: «Что-то САМО выполняет нужное нам действие. Как этого достичь?» Под этим «что-то» имеется в виду конкретный объект внутри системы или ближайших надсистемах, который может выполнить нужное действие. Формулировка упрощена, но я намеренно даю ее в таком виде, чтобы вам была понятна суть.
Например, в задаче о просителях, которую мы рассматривали выше, ИКР может быть таким: «Просители САМИ выявляют тех, кому реально нужна помощь. Как этого достичь?». Сергей Фаер ― Мастер ТРИЗ, описавший этот кейс в книге «Траблшутинг. Как решать нерешаемые задачи» (Издательство «Альпина Паблишер») ― отмечает, что после формулировки ИКР решение нашлось моментально.
В ТРИЗ решение считается идеальным, если затраты на его реализацию равны нулю. Чтобы найти такое решение, нужно сформулировать задачу примерно так: «Что-то САМО выполняет нужное нам действие. Как этого достичь?» Под этим «что-то» имеется в виду конкретный объект внутри системы или ближайших надсистемах, который может выполнить нужное действие. Формулировка упрощена, но я намеренно даю ее в таком виде, чтобы вам была понятна суть.
Например, в задаче о просителях, которую мы рассматривали выше, ИКР может быть таким: «Просители САМИ выявляют тех, кому реально нужна помощь. Как этого достичь?». Сергей Фаер ― Мастер ТРИЗ, описавший этот кейс в книге «Траблшутинг. Как решать нерешаемые задачи» (Издательство «Альпина Паблишер») ― отмечает, что после формулировки ИКР решение нашлось моментально.
Сергей предложил простую механику: когда приходит заявитель, ему предлагается заполнить короткую анкету: кто вы, сколько денег вам надо, зачем, какая срочность… Затем ему говорят: «Размер фонда небезграничный, поэтому надо определить, кому оказать помочь в первую очередь. Прочитайте поданные до вас анкеты и поставьте три плюса тем, кому бы вы сами отдали деньги в первую очередь».
Как думаете, что происходило после?
Многие заявители сразу понимали, что есть люди, в большей степени нуждающиеся в срочной помощи (например, деньги нужны на срочную операцию), и уходили сами. Если человек все же подавал заявку, с результатом всеобщего выбора он мог ознакомиться чуть позже. Если получалось так, что денег он не получил, то кто же ему отказал – фирма? Нет, другие просители. Претензий к фонду здесь быть не может. Репутация спасена. Деньги распределяются между реально нуждающимися.
Хотите быстрее и эффективнее решать задачи в режиме многозадачности? Я набираю группу на тренинг «Генератор бизнес-идей» ссылка на страницу ГБИ . На нем мы не только изучаем инструменты ТРИЗ в теории, но и отрабатываем их на практике. Я предложу вам много учебных задач, а еще попрошу принести свои реальные. Почитать подробнее и записаться на тренинг можно здесь.
