Задач – немерено. Скорость – максимальная. Как повысить скорость принятия решений в условиях многозадачности

О развитии мышления у взрослых

Многозадачность — бич современного бизнеса. И хотя статей о ее вреде написано немало, факт остается фактом: работодатели требуют от сотрудников способности выполнять несколько задач одновременно. В статье рассказываю, как инструменты ТРИЗ помогают повысить скорость принятия решений и эффективнее управлять процессом в режиме многозадачности.

И кому, интересно, это надо?

У меня часто бывают задачи, которые нужно решать в сжатые сроки. В такой момент в голове возникает одно-два решения, а через какое-то время, уже после, приходят другие решения, которые бывают лучше. Хотелось бы, чтоб интересные, выгодные решения приходили в моменте.

Я работаю в условиях многозадачности. Она требует сосредоточенности, быстрого переключения между задачами и быстрых точечных решений. Иногда я долго ищу информацию, нужную для принятия решений. А иногда, наоборот, провожу неглубокий, поверхностный анализ. Это часто приводит к затягиванию процесса или неверным решениям. Хочу принимать верные решения быстро.

Часто нет времени на размышления: нужно скорее найти решение и двигаться дальше.

У меня есть страх ошибиться, поэтому задача часто превращается в проблему. Возможно, это происходит из-за неправильной постановки задачи: не могу сформулировать, что конкретно не нравится, т.к. сама не знаю, как должно быть. Еще у меня есть сложность в определении дедлайна и этапов выполнения задачи. Хочу повысить эффективность в решении задач, научиться быстро определять этапы и побочные проблемы, которые могут возникнуть во время реализации.

Узнали себя? Тогда эта статья — для вас

А в чем, собственно, проблема?

Наш мозг неспособен выполнять несколько задач одновременно. А если быть точнее, то несколько сложных задач одновременно. То есть мы можем, к примеру, мыть посуду и строить планы на день, но вот строить планы на день и думать над стратегиями продвижения― нет.

На самом деле под работой в режиме многозадачности понимается способность к быстрому переключению между задачами. Не знаю, как у вас, но у меня такое издевательство над мозгом всегда вызывало прямо-таки физическую реакцию: «не хочу и не могу». Потому что человеческий мозг запрограммирован выполнять задачи последовательно: одна за другой. Переключаясь, ему нужно завершить один мыслительный процесс и начать другой. И на это требуется время. Когда мы постоянно в сверхскоростном режиме перескакиваем с одной задачи на другую, мозг устает. Когнитивные способности снижаются, что и приводит к ошибкам.

«Как же быть?» — спросите вы. ― «Начальнику ведь так не скажешь». Да, начальнику не скажешь. Значит, нужно научиться снижать нагрузку на мозг во время переключения. Т.е. сделать процесс автоматическим. Помните, я рассказывала, что за решение сложных задач отвечает Система 2? Она умная, но ленивая и энергозатратная. Думаю, именно она сопротивляется переключению, потому как всякий раз «думает», что ей нужно снова решать новую задачу. Она не знает, с какой стороны подступиться, вот и сопротивляется. А что, если сразу дать ей алгоритм – дорожную карту, – пройдя по которому «умная система» найдет решение? И ходить по нему всякий раз, как только возникнет задача.

Думаете невозможно? Но весь ТРИЗ построен как раз на алгоритме, т.е. последовательном прохождении определенных этапов мыслительного процесса. Сталкиваясь с задачей, ТРИЗ-овец автоматически проходит один, два, три, а то и все этапы последовательности:

Сформулировать задачу
Представить себе идеальный конечный результат
Определить, что мешает достижению результата
Определить, почему мешает
Определить, при каких условиях не мешало бы.

Для каждого из этих этапов есть инструменты. Сейчас нас интересуют те, которые помогают быстрее принимать решения в относительно простых ситуациях, не содержащих противоречия. Поговорим о них.

Ну ладно. С чего начнем?

Успех решения задачи во многом зависит от правильной формулировки. Люди, не натренированные на решение задач, часто этот этап просто пропускают. Или формулируют задачу в обобщенном виде. Например, вот так.

^{Изображение от freepik}

Директор крупной успешной фирмы рассказал о своем благотворительном фонде в интервью городской газете. В результате в фонд бурным потоком потекли просители – от матерей безнадежно больных детей до любителей экзотических исследовательских путешествий. Никаких средств для выполнения всех просьб не хватит – и вот на одну удовлетворенную заявку приходится более десяти неудовлетворенных. Фирма стала получать «отрицательный PR» от обиженных просителей. Необходимо срочное решение, чтобы потушить «PR-пожар».

Ясно, что фонд не может так работать – у него должна быть специализация, правила подачи заявок, регламент работы и т.п. Организаторы этого не знали, обожглись – и получили вместо пользы вред. Задача срочная, ее нужно решать не долгими консультациями и неторопливым перепрофилирование фонда, а быстро. Кругом шумят волны негатива. Проплачивать СМИ, чтобы они не распространяли огонь – не вариант. Что делать?

В конце формулировки стоит вопрос: «что делать?». Но проблема в том, что этот вопрос очень общий. Услышав его, мозг теряется в догадках: не понимает, что от него хотят. Ну посудите сами, ответом на подобный вопрос может быть много вариантов:

Закрывать фонд.
Прогонять просителей.
Терпеть негатив и продолжать работать…

И ни один не приближает к решению реальной проблемы. Поэтому в ТРИЗ сформулированная задача обязательно содержит «нежелательный эффект», т.е. конкретное обстоятельство, которое нужно устранить. И задача обретает более конкретный вид: «Как сделать так, чтобы… (устранить нежелательный эффект)?». В данном случае задача будет звучать так: «Как сделать так, чтобы поток просителей в фонд сократился?». Ведь фонд не хочет отказывать в помощи людям – он хочет среди общего потока просителей выявить тех, кому реально нужна помощь, и помогать только им. После такой формулировки мозг понимает, что от него хотят, и включается в процесс генерации идей. Например, таких:

Установить лимит заявок на месяц.
Обозначить круг проблем, с решением которых фонд готов помочь и т.д.

Дальше можно накидать несколько идей — какие-то из них будут более удачными, какие-то менее ― и выбрать те, которые нам подходят. Но в ТРИЗ идут другим путем. Чтобы не затрачиваться на этапе генерации на пустые, малоэффективные идеи, ТРИЗ-овцы сразу после постановки задачи формулируют ИКР – идеальный конечный результат.

Это что еще за «зверь»?

Идеальный конечный результат (ИКР) — это инструмент, позволяющий уже на этапе формулировки задачи направить мысли в то русло, где шансов найти удачное, эффективное решение больше.

В ТРИЗ решение считается идеальным, если затраты на его реализацию равны нулю. Чтобы найти такое решение, нужно сформулировать задачу примерно так: «Что-то САМО выполняет нужное нам действие. Как этого достичь?» Под этим «что-то» имеется в виду конкретный объект внутри системы или ближайших надсистемах, который может выполнить нужное действие. Формулировка упрощена, но я намеренно даю ее в таком виде, чтобы вам была понятна суть.

Например, в задаче о просителях, которую мы рассматривали выше, ИКР может быть таким: «Просители САМИ выявляют тех, кому реально нужна помощь. Как этого достичь?». Сергей Фаер ― Мастер ТРИЗ, описавший этот кейс в книге «Траблшутинг. Как решать нерешаемые задачи» (Издательство «Альпина Паблишер») ― отмечает, что после формулировки ИКР решение нашлось моментально.

Сергей предложил простую механику: когда приходит заявитель, ему предлагается заполнить короткую анкету: кто вы, сколько денег вам надо, зачем, какая срочность… Затем ему говорят: «Размер фонда небезграничный, поэтому надо определить, кому оказать помочь в первую очередь. Прочитайте поданные до вас анкеты и поставьте три плюса тем, кому бы вы сами отдали деньги в первую очередь».

Как думаете, что происходило после?

Многие заявители сразу понимали, что есть люди, в большей степени нуждающиеся в срочной помощи (например, деньги нужны на срочную операцию), и уходили сами. Если человек все же подавал заявку, с результатом всеобщего выбора он мог ознакомиться чуть позже. Если получалось так, что денег он не получил, то кто же ему отказал – фирма? Нет, другие просители. Претензий к фонду здесь быть не может. Репутация спасена. Деньги распределяются между реально нуждающимися.

Больше полезностей о развитии креативного бизнес-мышления вы найдете в Telegram-канале "Маркетинг и ТРИЗ: секреты креатива"

Разбор методов генерации идей на примерах из бизнеса
Кейсы по решению бизнес-задач инструментами ТРИЗ
Задачи и упражнения на развитие креативности
Приглашения на мастер-классы и тренинги

ПОДПИСАТЬСЯ

Анна Акимова